Công cụ đối chiếu kiểm kho tồn kho

1. Nhập số liệu kiểm kho

2. Kết quả

3. Bảng đánh giá theo tỷ lệ chênh lệch

4. Cách dùng kết quả này

• Ba con số phải khớp khi kiểm kho: tiền két, doanh thu trên máy, và số hàng bán ra. Chênh bất kỳ số nào là có việc phải điều tra.
• Tỷ lệ mã hàng lệch quan trọng hơn tỷ lệ giá trị. 9 mã lệch trên 320 mã là bình thường. 9 mã lệch trên 20 mã thì cần xem lại toàn bộ quy trình.
• Thời gian đếm lại ước tính theo tốc độ 4 giây cho mỗi mã. Con số này giúp bạn quyết định có nên kiểm lại toàn bộ hay chỉ kiểm nhóm bị lệch.

Quy trình đối chiếu và xử lý chênh lệch nằm ở bài xác định và xử lý chênh lệch tồn kho. Cách đếm không bỏ sót nằm ở bài kiểm đếm hàng hoá không bỏ sót. Khi tồn kho âm xuất hiện, xem kiểm kho tồn kho âm.

5. Câu hỏi thường gặp

Tỷ lệ chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được? Dưới 0,5% là bình thường với cửa hàng bán lẻ. Từ 1% đến 2% cần xem lại quy trình nhập kho. Trên 2% là vấn đề hệ thống, cần truy từng mã bị lệch chứ không phải đếm lại toàn bộ.

Chênh lệch do đếm sai hay do mất hàng? Phần lớn là do đếm sai. Cách phân biệt là đếm lại: nếu đếm lại ra đúng số thực tế thì lần đầu sai, và nguyên nhân là đếm. Nếu vẫn thiếu thì mới là mất hàng.

Có nên kiểm kho toàn bộ khi có chênh lệch không? Không. Chỉ kiểm lại nhóm hàng có mã lệch, trừ khi tỷ lệ mã lệch vượt 10% — lúc đó mới có khả năng quy trình kiểm kho có vấn đề và cần kiểm lại toàn bộ. Xem thêm kiểm kho định kỳ theo nhóm hàng.